Webkonferenzen über Adobe Connect

• Audio/Video-Multipoint-Konferenzen
• Shared Whiteboard
• Archiv für Powerpoint-Präsentationen
• Application- und Desktop-Sharing (Desktop-Sharing nicht unter Linux)
• Chat
• Polling (Abstimmungstool)
• Aufzeichnung von Konferenzen

• Headset, als Alternative kann auch die Telefonintegration verwendet werden.
• Webcam, wenn Video gesendet werden soll
• Die Kommunikation zwischen Nutzer-PC und Adobe Connect erfolgt über SSL-Verschlüsselung.
• Firewallprobleme können somit weitgehend ausgeschlossen werden.
• Adobe Connect wird in aktuellen Browsern unter Windows, macOS und Linux, oder als installierbare Anwendung unter Windows und macOS ausgeführt.

Die aktuell gültigen technischen Anforderungen können Sie in diesem Dokument von Adobe nachlesen:

Anlegen einer Webkonferenz

Melden Sie sich unter https://webconf.vc.dfn.de an. Nutzen Sie vorzugsweise die Anmeldung über DFN-AAI.
Als Veranstalter können Sie über den Button oben rechts oder über den Menüpunkt „Meetings“ ein neues Meeting erstellen.
Nach Anpassung der Meetinginformationen (Titel, Sprache, Zugangsrechte, etc.) können Sie das Anlegen der Webkonferenz direkt über den Button „Fertigstellen“ abschließen.
Die Schritte Teilnehmer auswählen und Einladung senden überspringen Sie bitte einfach. Den vorgegebenen Text zur Einladung von Teilnehmern können Sie kopieren und über Ihr reguläres E-Mail-Programm an Teilnehmer der Konferenz senden.

Adobe Connect Portalseiten

Zusätzliche Informationen und Tutorials zur Nutzung von Adobe Connect finden sich auf den englischsprachigen Seiten der von offizieller Seite betriebenen User-Community: http://www.connectusers.com
Adobe Connect DACH Nutzergruppe Forschung & Lehre: http://wiki.fernuni-hagen.de/dachadobeconnect/index.php

Adobe Connect Dokumentation

Für den Einstieg bei Adobe Connect empfehlen wir einen Blick auf den Leitfaden „Erste Schritte„.
Sehr gut gemachte, leider nur in englischer Sprache verfügbare „Quickstart Guides“ bietet auch Adobe für verschiedene Szenarien.
Die FernUniversität Hagen hat eine Sammlung nützlicher Tipps zur Verbesserung von Performance und Qualität für große Webinare und Online-Veranstaltungen zusammengestellt.

Adobe Connect unterscheidet drei Arten von Nutzern innerhalb eines Meetings:

• Teilnehmer (Participants)
• Moderatoren (Presenters)
• Veranstalter (Hosts)

Teilnehmer können zunächst nur rein passiv ein Meeting verfolgen und sich (sofern im Meeting aktiviert) am Text-Chat beteiligen. Sollen Teilnehmer auch ihr Audio und Video in das Meeting einbringen können, muss dies von einem Veranstalter freigegeben werden – entweder einzeln für jeden Teilnehmer, oder pauschal für alle Teilnehmer.

Moderatoren verfügen über mehr Berechtigungen als „einfache“ Teilnehmer, können jedoch nicht alle Aspekte eines Meetings steuern: Sie können z. B. ohne gesonderte Freischaltung ihr Audio und Video teilen, eine Präsentation hochladen und/oder steuern, jedoch nicht das Meeting beenden oder das Layout bearbeiten.

Veranstalter besitzen die volle Kontrolle über ein Meeting: Sie können z. B. ein Meeting starten oder beenden, Teilnehmer zulassen oder ausschließen, Berechtigung zur Audio/Video-Teilnahme vergeben und entziehen, das Layout des Meetings bearbeiten und umschalten, Pods hinzufügen, konfigurieren und entfernen, etc. Der Ersteller eines Meetings ist zunächst automatisch auch Veranstalter, die Berechtigung kann jedoch auch an (beliebig viele) weitere Teilnehmer vergeben werden.

Im Zuge der Umbauarbeiten seitens Adobe zur Migration von einer Flash- zu einer rein HTML5-basierten Anwendungsumgebung sind aktuell viele für Veranstalter und Moderatoren relevante Funktionen noch nicht vollständig in der neuen Umgebung realisiert. Aus diesem Grund müssen Teilnehmer mit Veranstalter- oder Moderatoren-Berechtigung aktuell entweder die Flash-basierte Browseranwendung oder den separaten Client von Adobe verwenden, um auf AC-Meetings zuzugreifen.

Integration von Telefonkonferenzen in Adobe Connect

Um es Adobe Connect Teilnehmern zu ermöglichen, die die Audiofunktionalität (VoIP) an ihrem Computer nicht nutzen möchten, an einem Meeting teilzunehmen, kann eine Telefonkonferenz gestartet werden, die in das Meeting integriert wird.

Eine Aufzeichnung eines laufendes Meetings in Adobe Connect kann nur durch Teilnehmer mit Veranstalter-Berechtigung gesteuert werden.

Starten lässt sich eine Aufzeichnung jederzeit über den Menüpunkt „Meeting“ -> „Meeting aufzeichnen…“ im dedizierten Client von Adobe Connect oder in der Flash-basierten Browseranwendung. Es erscheint noch ein Dialog mit der Aufforderung, einen Namen und (optional) eine Beschreibung einzugeben, nach Bestätigung mit „OK“ wird die Aufzeichnung gestartet.

Während eine Aufzeichnung läuft, erscheint oben rechts in der Menüleiste ein Hinweis und ein rotes Aufnahmesymbol, das für die komplette Dauer der Aufzeichnung für alle Teilnehmer sichtbar ist.

Eine laufende Aufzeichnung kann über das Aufnahmesymbol in der Menüleiste wahlweise angehalten (= pausiert) oder gestoppt werden.

Abgeschlossene Aufzeichnungen werden im Verwaltungsportal für AC-Meetings bereitgestellt.

Download von Aufzeichnungen

Das Abspeichern von Aufzeichnungen wird über den Meeting-Client von Adobe umgesetzt. Suchen Sie im Verwaltungsportal für AC-Meetings das Meeting mit der Aufzeichnung heraus, die Sie herunterladen wollen. In der Spalte „Aktionen“ öffnen Sie ein Kontextmenü für die gewählte Aufzeichnung und wählen den Punkt „Offline stellen“ aus. Daraufhin öffnet sich der Meeting-Client in einem speziellen Modus zum Abspeichern einer Aufzeichnung.

Aufzeichnungen können wahlweise in Form einer MP4- oder einer FLV-Datei abgespeichert werden. Zudem kann die Qualität der Videodatei eingestellt werden. Nach Festlegung der Qualitätseinstellung wählen Sie den Speicherort auf Ihrem Rechner aus, und die Verarbeitung beginnt automatisch.

Hinweise zum Downloadprozess:

• Der hier beschriebene „Download“ ist kein Herunterladen einer Videodatei im eigentlichen Sinne. Dies ist begründet im System, wie Adobe Connect Aufzeichnungen speichert. Aufzeichnungen in Adobe Connect sind keine Videodateien, sondern ereignisbezogene, maschinenlesbare Protokolle des Meetingverlaufs, die von der Plattform zur Wiedergabe eines Meetings genutzt werden. Der Prozess des Abspeicherns einer Aufzeichnung wird umgesetzt als Videoaufzeichnung des Fensterbereichs durch den Meeting-Client von Adobe. Aus diesem Grund können auch Qualität und Dauer des Speicherprozesses je nach genutztem Endgerät variieren.
• Die Dauer des Speicherprozesses und die Qualität hängt zum Teil von der Leistungsfähigkeit des verwendeten Rechners ab. Mindestdauer der Verarbeitung ist jedoch die Dauer der Aufzeichung des Meetings. Planen Sie entsprechend Zeit ein, in der Sie die Anwendung nicht beenden können, ohne den Speicherprozess abzubrechen.
• Die tatsächlich erreichbaren Qualitätsstufen sind auch abhängig von der Bildschirmauflösung, die an Ihrem Rechner eingestellt ist. Das Anwendungsfenster versucht eine Vergrößerung des Programmfensters auf die gewünschte Auflösung des Ausgabevideos. Ist Ihre Bildschirmauflösung geringer als die von Ihnen für die Ausgabe gewählte Auflösung (z. B. wenn Sie auf einem Laptop mit 1366×768 Bildschirmauflösung eine FullHD-Ausgabe mit 1920×1080 auswählen), wird das Fenster automatisch an Ihre Bildschirmauflösung angepasst, damit entsprechend auch das Ausgabevideo. Planen Sie daher ein, dass der Arbeitsplatz, an dem Sie die Aufzeichnung abspeichern wollen, entsprechend hohe Auflösungen unterstützt.

Speicherplatzlimit bei Veranstalteraccounts

Bei einer Veranstaltung, die Sie über den DFN Webkonferenzdienst planen und durchführen, fallen auf dem System gespeicherte Daten an (hochgeladene Dokumente oder Aufzeichnungen). Diese Daten werden nicht automatisch gelöscht, sondern bleiben erhalten bis der verantwortliche Veranstalter diese von Hand wieder löscht. Jedem Benutzer, der einen Account auf dem Webkonferenz System hat, wird ein Speicherplatz von 10GB zur Verfügung gestellt. Die aktuelle Speicherplatznutzung wird unter „Mein Profil“ im Feld „Quota“ angezeigt.

Eine Anbindung von Lernmanagement-Systemen an den DFN-Webkonferenzdienst kann über geeignete Plugins realisiert werden. Die Plugins müssen das vom Webkonferenzdienst zur Verfügung gestellte LMSAPI verwenden. Für die Nutzung ist ein LMSAPI-Account erforderlich, der per E-Mail beantragt werden muss.

Für folgende LMS-Systeme gibt es bereits funktionierende Plugins:

https://git.conf.dfn.de/dfnconf/lmsapi/-/wikis/home

Weitere Details, insbesondere zu den Parametern finden Sie in der Adobe-Connect Originaldokumentation:

• https://helpx.adobe.com/de/adobe-connect/webservices/introduction-connect-web-services.html
• https://helpx.adobe.com/adobe-connect/webservices/topics/action-reference.html

LMSAPI-Account

Wenn Sie einen LMSAPI-Account für Ihr LMS beantragen wollen, nennen Sie uns bitte folgende Daten und senden Sie den Auftrag formlos per E-Mail an unsere technische Hotline:

• LMS-Typ (Moodle, ILIAS, Stud.IP, …)
• Funktions-E-Mail-Adresse (Wird als Login und für Info-Mails verwendet)
• IP-Adresse des LMS-Hosts (Falls ein Load-Balancer eingesetzt wird, nenen Sie uns bitte sämtliche IP-Adressen des Load-Balancers)

Für Plugin-Tests empfehlen wir ein separates LMS aufzusetzen und einen zusätzlichen LMSAPI-Account zu beantragen. Sobald der Account eingerichtet ist, erhalten Sie per E-Mail die Zugangsdaten und gegebenfalls eine Installations- und Konfigurationsanleitung.